Управление договорами
Сократите процесс согласования договоров и контролируйте их исполнение!
Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить
бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.
Возможности
- Автоматическое формирование документов на основе карточки договора;
- Работа с шаблонами документов, созданных в Microsoft Office;
- Регистрация договора на базе существующего в системе документа;
- Возможность создания связанных с договором документов (дополнительные соглашения, акты, счета, накладные и т.д.);
- Создание карточек договоров в точном соответствии с принятыми в вашей организации стандартами;
- Автоматизация нумерации договоров;
- Резервирование номера для договора;
- Настройка сложных маршрутов согласования договоров;
- Назначение задач по согласования договоров на группу пользователей (например, юридический отдел);
- Возможность редактирования проекта договора и просмотра всех его версий с историей изменений;
- Удобный поиск договоров по различным реквизитам или по тексту договора;
- Создание отчетов по договорной работе.
Преимущества для вашего бизнеса
- Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз;
- Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее;
- Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
- Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов;
- Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.
Пример использования.
Автоматизация работы с договорами.
Как правило, поступающий к сотруднику компании договор должен до подписания проверяться юридическим отделом и пройти ряд согласований у ответственных лиц. Некоторые пункты договора требуют коллегиального обсуждения, но, увы, не всегда удаётся сразу собрать всех нужных людей за одним столом. А сбои во внутрикорпоративной коммуникации ведут к затягиванию в решения, что может обострить отношения с клиентами или субподрядчиками.
Если для работы с договором использовать систему Е1 Евфрат, то сценарий будет совершенно иной.
Договор регистрируется в системе, к нему прикрепляются все сопровождающие бумаги в виде электронных документов, сканов страниц и т.п. Для согласования выбирается маршрут из стандартного списка, по которому и запускается согласование по договору, каждый согласующий получает соответствующее оповещение. При этом согласующий сотрудник может в любое удобное время заняться рассмотрением документа, оставить свои комментарии и правки (можно не бояться за сохранность данных — Е1 поддерживает версионность, и всегда есть возможность вернуться к предыдущей редакции документа). Каждому согласующему можно назначить права на просмотр определенной части документа, что помогает сохранить коммерческую тайну.
Сроки согласования контролируются системой, поэтому вероятность просрочек сведена к минимуму.
