Электронный документооборот
Перейдите на электронный документооборот просто и быстро!
Система Е1 Евфрат позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса.
На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколь угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, и формируется РКК документа.
В базовый комплект поставки Е1 входит пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:
- Входящие документы;
- Исходящие документы;
- Внутренние документы;
- Договоры;
- Служебная записка.
Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации.
Возможности
Е1 Евфрат позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office, или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договора и т.д.
Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.
В некоторых организациях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 Евфрат реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек,
согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 Евфрат позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.
- Регистрация бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
- Поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка папочной структуры документов;
- Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);
- Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
- Предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
- Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);
- Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);
- Обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования);
- Автоматическая генерация номера и даты документа;
- Использование словарей, справочников и классификаторов при заполнении РКК;
- Контроль заполнения полей РКК;
- Проверка новых документов на дублирование по заданным реквизитам РКК;
- Работа с проектами документов;
- Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (Drag&Recog, автопроцессинг, автоимпорт);
- Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
- Удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.
Преимущества для вашего бизнеса:
- Забудьте о потерянных документах;
- Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз;
- Объедините сотрудников в единое информационное пространство;
- Отслеживайте ход исполнения поручений;
- Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в вашей организации стандартами;
- Сократите время на регистрацию документов.
Пример использования.
Эффект от внедрения электронного документооборота.
Документооборот компании среднего масштаба представляет собой регистрацию входящей корреспонденции, различного рода согласования, сопровождение процесса подписания договоров, взаимодействие с клиентами, оплата счетов и т.п. Обычно управление всеми эти процессы осуществляет секретарь, для учёта документов используя множество excel-файлов, менеджеры по продажам также пользуются этим нехитрым инструментом. В редких случаях используется дешевые низкопроизводительные системы, которые время от времени «падают», теряя важные данные (согласитесь, знакомая ситуация).
Все перечисленные действия можно автоматизировать, исключить рутинные операции из обязанностей работника. Что владелец бизнеса получает взамен? Избавление от проволочек и ошибок, повышение скорости и точности работы с данными, концентрацию на ключевых моментах бизнеса.
Для торговой организации, обрабатывающей 1 000 заказов в месяц, получим следующие цифры.
Если на ручную обработку заказа тратиться 30 мин, а при использовании Е1 Евфрат — 5 минут; а стоимость часа работы сотрудника составляет 180 рублей, то экономия на заработной плате сотрудников составит:
1 000 Х 25/60 Х 180 = 75 тыс. рублей в месяц.