Электронный архив документов организации (EAS)
Система электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов

Электронный архив документов организации

Электронный архив

Для упрощения адаптации информации любого вида и интеграции данных из различных систем создается электронный архив документов организации.

Для доступа к сведениям используются облачные сервисы. Функционал создается по требованиям ГОСТа. С электронным архивом «Е1 Евфрат» есть возможность создания общей информативной базы документов организации, при этом материалы не дублируются. Происходит экономия времени на создание копий и на фиксацию документации. Упрощается процедура перемещения данных между филиалами.

Организация электронного архива

Применение архива

После регистрации вся информация становится частью электронного архива документов организации, чтобы быстро воспользоваться ею, предусмотрена функция поиска.

Закончив процедуру обработки документа или завершив контроль над ним, его перемещают для долгосрочного сохранения в соответствующем разделе архива. Сведения помещаются в папки с соответствующим термином сбережения. Архивная документация связывается с оперативными материалами для осуществления мониторинга сразу по двум базам.

При помощи мгновенного поиска по электронному архиву документов организации пользователь получает перечень искомых файлов, в соответствии с запросом, и их реквизиты. Для результатов отобранной документации создается личная папка, где будут сохраняться данные, у пользователя появляется возможность ознакомиться с обновленным результатом поисковых манипуляций. Работа с архивными данными упрощается путем размещения папок по иерархии. Папочная структура разделяет документацию по правам доступа на личную и общую.

Текстовые документы в электронном архиве можно отыскать, задав определенное слово либо фразу в поисковой строке, программа отыщет нужный документ по контексту. Регистрационная карточка содержит строку «Краткое содержание», где представлены слова и словосочетания для упрощения контекстного поиска. Ускорить процесс можно, добавив реквизиты искомой документации. Осведомиться о степени готовности какого-либо из заданий можно посредством поиска по контрольным поручениям и документам.

Технически Е1 является аппаратным комплексом, состоящим из центрального сервера, web-сервера, резервного сервера и компьютеров пользователей. Информация с бумажных носителей вводится при помощи сканера, электронные документы распечатываются с помощью принтеров.

Благодаря электронному архиву нет необходимости в большом помещении для хранения архивной документации, снижаются затраты на оплату труда персонала. Большая часть запросов удовлетворяется электронной базой. Архивные документы меньше подвергаются риску потеряться, подвергнуться механическим повреждениям, нет потребности сохранения подлинников.

Получив документальный архив в электронном виде, значительно снизится потребность в создании копий документов. Документы переходят с оперативного управления в архивное автоматически.

Все запросы и доступы подлежат контролю, что обезопасит предприятие от несанкционированного получения информации и копирования документов.

Узнать больше

Основные аспекты обработки первичной документации

Электронный архив помогает справиться с большим потоком бумажной документации путем сканирования. Е1 позволяет сканировать материалы по одному и применяя потоковое сканирование. Благодаря функции идентификации по штрих-коду, документация в автоматическом режиме подразделяется по карточкам Евфрат.

Распознавание уже встроено в Е1 и не требует дополнительных вложений средств в систему. Можно распознать любой файл как со сканера, так и уже отсканированный ранее. Функция OCR уже настроена и готова к использованию после внедрения системы.

Система Е1 содержит изначально функцию OCR, которая отвечает за идентификацию любых файлов, как сканируемых, так и уже отсканированных заранее. Для того чтобы воспользоваться этими возможностями, не требуется дополнительных расходов. Распознавать информацию можно сразу после установки функционала.

Сканирование позволяет распознать документ, самостоятельно не привлекая для этого профессионалов. Регистрационные карточки Евфрат рассчитаны на большой размер информации, невзирая на формат и размер файлов. Полнотекстовое распознавание на двадцати трех языках упрощает поиск. Самый быстрый способ - найти документ по штрих-коду.

Распознанный документ остается прикрепить к регистрационной карте, также можно воспользоваться заранее сохраненной копией документа.

Автозаполнение регистрационных карт значительно упрощает рабочий процесс. РК можно применять, выполняя быстрый поиск информации.

Обработка первичных документов

Достоинства архива

Электронный архив создает комфортные условия для работы пользователей. Простота интерфейса позволяет каждому разобраться с функционалом на уровне интуиции. Чтобы воспользоваться архивными данными, достаточно иметь выход в Интернет. Четкая иерархия сохраняется после удаления или добавления файлов, за счет автоматического обновления.

«Е1 Евфрат» - электронный архив документов организации, который характеризуется массой преимуществ:

  • поиск документации ускоряется в десятки раз;
  • уходит меньше времени на подготовку и выборку информации;
  • есть возможность формирования прав доступа к архивным данным по группам работников;
  • бумажные копии документов хранятся в соответствии со своим местом;
  • сокращаются затраты на создание корпоративного архива;
  • можно ознакомиться с историей изменения архивной документации;
  • не нужно тратить время на учет архивных данных;
  • потерять документы практически невозможно;
  • путем создания общего архива можно консолидировать информацию со всех филиалов;
  • единая электронная база рассчитана на документы любого формата;
  • сканирование позволяет автоматически переводить бумажные носители в электронный формат;
  • поддерживается совместная деятельность по созданию документов;
  • оперативная поисковая система;
  • есть возможность создания отчетности и формирования аналитической информации;
  • разграничив права доступа путем протоколирования манипуляций сотрудников, применив ЭЦП, криптографическое шифрование, автоматическое резервное копирование документации, обеспечивается информационная защита.

Основной плюс Е1 в том, то что система построена в соответствии с актуальной на данный момент законодательной и нормативно-правовой базой по регулированию делопроизводства и архивного дела.

Наши сотрудники готовы предоставить качественные услуги по внедрению системы «Е1 Евфрат». Благодаря современному оборудованию клиент получает электронный архив в самый короткий срок. Для создания электронной системы учитываются пожелания каждого отдельного клиента.