"Е1 Евфрат" - система автоматизации закупок
Система электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов

Система автоматизации закупок

Автоматизация бизнес-процессов

Для ведения бизнеса важно грамотно организовать процедуру согласования, обработки, изучения документов. Следует позаботиться о распределении заданий и контроле над их выполнением, обеспечить взаимодействие работников в процессе выполнения поручения и т.д. Инструментом для автоматизации бизнес-процессов выступает система автоматизации закупок.

Автоматизация позволяет подходить комплексно к сбору, обработке и объединению заявок по закупке средств материального и нематериального характера. Функционал «Е1 Евфрат» создает оптимальный план приобретения, производит формирование документальной базы, утверждение и исследование поступления товаров.

Автоматизация бизнес-процессов

Применение системы

В системе автоматизации закупок применяются жесткие и свободные маршруты перемещения документации. Для их создания и редактирования предусмотрен простой графический редактор.

Работая с документом, можно создавать неограниченное количество распоряжений для осуществления управления и приобщения соответствующих сотрудников. Если необходимо создать несколько назначений, документу присваивается свой план движения по предприятию. Последовательное передвижение означает, что как только очередной работник завершит работу с файлом, он может переместиться дальше по цепочке. К параллельному относится выполнение сразу нескольких задач по одному документу. Сотрудники имеют возможность выстроить иерархию по реализации назначений.

Для построения типового маршрута в системе Е1, отвечающей за автоматизацию закупок, предусмотрен графический редактор, который позволяет создавать нестандартные схемы выполнения задач в рамках одного файла.

Задания могут предназначаться отдельному сотруднику, указывается его должность, или группе работников, где задачи распределяются в самой рабочей партии.

Достоинства системы

Система автоматизации закупок позволяет:

  • оптимизировать порядок выполнения стандартных процедур;
  • система не влияет на изменение режима рабочего процесса организации;
  • графический редактор позволяет разрабатывать комбинированные схемы движения документов, учитывая все возможные факторы;
  • бизнес-процессы контролируются на всех этапах выполнения;
  • происходит экономия времени. В системе автоматизации закупок согласование, знакомство с документом, определение исполнителя поручений происходит в минимальный срок;
  • можно выдавать поручения и распоряжения, отсутствуя на предприятии, с мобильного устройства.

Система автоматизации закупок значительно упрощает деятельность предприятия, открывая перед сотрудниками больше возможностей, при этом следует отметить простоту использования функционала.

Осуществление контроля

На любом предприятии важно контролировать деятельность сотрудников. Е1 позволяет делать выгрузку нужной отчетности, так руководитель будет видеть степень выполнения того или иного отчета, а также те задачи, сроки выполнения которых прошли.

Данные системы позволяют полноценно контролировать работу специалистов организации. Можно координировать исполнение задач по отдельному маршруту или поручению. Для сохранения актуальной информации предусмотрены папки, данные по которым обновляются в автоматическом режиме. Есть возможность управлять сроками выполнения заданий по одному работнику и по группе сотрудников.

Таким образом, перед руководителем раскрывается масса возможностей: управлять работой над документами и их движением, следить за сроками выполнения, настраивать уведомления по работе с файлами, создавать легко настраиваемые отчеты.

Процедура согласования и ознакомления

Процедура согласования и знакомства с задачами в системе Е1, отвечающей за автоматизацию закупок, займет минимум времени, при этом сотрудники избавятся от бумажной волокиты. Уменьшая количество затраченного времени на ознакомление, тем самым ускоряется срок реализации заданий. Утверждать документы можно при помощи электронной подписи. При коротких сроках выполнения, можно указать сроки утверждения для сотрудников, занимающихся согласованием.

Передача полномочий

Функционал Е1 предусматривает возможность передачи полномочий одного сотрудника другому. Так могут назначаться временные или постоянные исполняющие обязанностей. Пока постоянный пользователь не вошел в систему, его функции может выполнять зам. Такие возможности системы очень помогают во время проведения отпускной кампании. Руководитель постоянно ведет контроль за выполнением задач, но может быть не зарегистрирован в системе, в таком случае целесообразно его назначить постоянным заместителем.

Делегирование полномочий позволяет руководству ускорить процедуру распределения заданий работникам предприятия. Сотрудники в свою очередь могут продуктивно распоряжаться своим рабочим временем.

Благодаря возможностям системы, заместители получают доступ к задачам тех сотрудников, которых они замещают. При этом постоянные пользователи могут также участвовать в рабочем процессе. Право замов характеризуются гибкой системой настройки. Руководству выгодно назначить для реализации шаблонных задач постоянного зама. Желательно заранее предусмотреть, кто будет заниматься работой сотрудника в период его отсутствия.

Процедура автообработки

Некоторые шаблонные и повторяющиеся бизнес-процессы можно выполнять в автоматическом режиме. Такая функция позволяет правильно распоряжаться рабочим временем работников организации. Автообработке можно подвергать процедуру регистрации документации, добавления документов, начала работы над файлами в одном направлении, создания контакта между файлами, отправку документации по электронке, установку срока выполнения, исполняющего и контролирующего лица.

Оптимизировать рабочий процесс значительно поможет автоматическая регистрация документов. Эта процедура позволяет уменьшить время на регистрацию в десять раз, при этом освобождаются двадцать человеко-часов ежемесячно. При автообработке значительно снизится процент погрешностей, возможность неправильного заполнения сводится к нулю. Высокий показатель сохранности документов, все файлы четко регистрируются, их практически невозможно потерять. Сотрудники, отвечающие за документооборот, получат свободное время для выполнения задач большей важности. Автоматизация – залог грамотного делопроизводства. Сотрудники получают возможность заниматься выполнением разнообразных задач, освободив себя от монотонной, рутинной работы.

Приобретая данную услугу, вы упрощаете процедуру документооборота на своем предприятии. Благодаря практическому опыту специалистов Евфрат вы сможете оценить все достоинства системы автоматизации закупок, внедрив Е1. В случае необходимости наши специалисты готовы предоставить грамотные консультативные услуги.