Электронный документооборот

Что такое ЭДО

В каждой организации существует такое явление, как документооборот - движение документов, проходящее через несколько стадий: от создания документа до его отправки или завершения исполнения. Прохождение всех этих этапов, как правило, сопровождается немалыми временными затратами, суетой, излишней бюрократией и распечаткой большого количества листов. Электронный документооборот (ЭДО) позволяет каждому участнику процесса согласования или исполнения осуществлять все эти этапы, не отходя от компьютера и не затрачивая лишнее время и ненужные усилия.

ЭДО – это комплекс операций, напрямую связанных с деятельностью организации, по работе с документами, представленными и хранящимися в электронном виде. После перехода на ЭДО согласование, обмен, хранение документов и любые другие действия происходят исключительно в цифровой форме. Как правило, речь идет именно о внутреннем документообороте, но некоторые системы ЭДО имеют функционал для автоматизации документооборота с контрагентами, а также государственными органами (юридически значимый ЭДО).

ЭДО позволяет присвоить каждому документу идентификатор (что дает возможность всегда отыскать нужный документ, имея в распоряжении минимальную информацию о нем, и исключить вариант его дублирования), вести процессы согласования, исполнения, обработки документов параллельно, а не последовательно, классифицировать и индексировать документы для последующего расширенного поиска по всему архиву.

Преимущества ЭДО

Высокая скорость согласования документов

Электронный документооборот позволяет автоматизировать процесс согласования документов и определить типовые маршруты прохождения документа для этого процесса. В результате скорость согласования повышается до 2-3 раз, а обо всех изменениях или продвижениях каждый его участник может узнавать моментально.

Исключение потери документов

Благодаря тому, что все документы теперь существуют в электронном виде, сводится на «нет» возможность потери важного документа. Помимо хранения документов, созданных на компьютере, ЭДО также позволяет хранить отсканированные копии бумажных документов, и в некоторых случаях, даже распознавать данные с этих копий и переводить их в текстовый вид.

Сокращение затрат

При переходе на ЭДО организация существенно сокращает расходы на бумагу, краску для принтеров и другие расходные материалы, а также экономит на содержании и ремонте орг. техники. К тому же, пропадает потребность в организации бумажных архивов, которые, как правило, занимают очень много места и требуют периодической актуализации хранимых документов.

Прозрачность и гибкость процессов организации

ЭДО позволяет контролировать каждый этап прохождения документа и, в случае необходимости, легко найти, на какой стадии исполнения находится любой из документов и какие проблемы есть в каждом конкретном случае. Также, электронный документооборот позволяет быстро изменить маршрут прохождения документа или любые другие его свойства. Все это делает организацию более прозрачной для руководителей, а ее бизнес-процессы – более гибкими.

Быстрый поиск документов

При работе с бумажным документооборотом задача найти документ 2-3 летней давности становится действительно трудноисполнимой. После перехода на ЭДО вы сможете не только легко найти любой нужный вам документ, но и осуществлять более сложный поиск по реквизитам документа, его тексту, автору документа или любым другим атрибутам.

ЭДО от «Е1 Евфрат»

Отличительной особенностью ведения электронного документооборота в «Е1 Евфрат» является гибкая настройка системы под любые требования, инструкции и регламенты вашей организации, касающиеся работы с документами. Выбирая «Е1 Евфрат», помимо всех остальных вышеперечисленных преимуществ, вы получаете возможность повысить эффективность работы сотрудников, производить потоковое распознавание документов и иметь доступ к вашему документообороту в любое время и в любом месте с помощью мобильного клиента, безошибочно функционирующего в любой операционной системе.

Кроме того, ЭДО при использовании Е1 позволит вам не только автоматизировать традиционное делопроизводство и оперативно согласовывать документы, но и управлять проектами (project management), закупками (включая юридически значимый документооборот), работать с договорами и контрагентами (customer relationship management), а также автоматизировать работу HR-подразделения (human resource management).

Другими преимуществами системы «Е1 Евфрат» являются быстрое внедрение без программирования и необходимости подключения огромного количества технических специалистов, интеграция с популярной надежной системой управления базами данных MS SQL или с открытой и независимой Postgre, гибкая система выстраивания групп доступа и пользовательских ролей, а также назначения заместителей, работа территориально распределенных отделов или удаленных сотрудников по протоколам с шифрованием данных, использование средств электронной цифровой подписи (ЭЦП), графический редактор для создания и визуализации маршрутов вашего документооборота.

Прежде чем принять окончательное решение о переходе на ЭДО, вы всегда можете ознакомиться ближе с этим явлением, посмотрев демо-версию системы «Е1 Евфрат» или ее презентацию. Для этого нужно всего лишь оставить заявку.