Реализованные проекты

Внедрение системы электронного архива на базе СЭД «Е1 Евфрат» и системы Cognitive Forms

Отрасль:

Страхование

Цель проекта:

Организация страховой документации

Заказчик:

ООО СК «ВТБ Страхование»

О заказчике:

Компания «ВТБ Страхование» работает на страховом рынке с 2000 года, деятельность направлена на обеспечение квалифицированной страховой защиты предприятий и граждан России. Входит в группу ВТБ – ведущую международную финансовую группу российского происхождения. Филиалы и офисы продаж «ВТБ Страхование» работают более чем в 90 крупнейших городах России.

Описание проекта:

В рамках реализации проекта по созданию электронного архива на базе СЭД «Е1 Евфрат» были реализованы следующие задачи:

  • организация хранения электронных копий страховой документации и выплатных дел;
  • обеспечение легкого доступа к электронным копиям страховой документации и выплатных дел.

Для реализации проекта были разработаны три подсистемы:

  • подсистема электронного архива (на базе «Е1 Евфрат», из которого были исключены функции документооборота и добавлены функции ведения дел, сроков хранения и уничтожения и прочие архивные функции);
  • подсистема ввода (на базе системы Cognitive Forms, с оригинальным интерфейсом, основные функции состоят в распознавании штрих- кодов, формировании пакета PDF для передачи в архив и печати описей документов и наклеек для бумажных дел);
  • подсистема интерфейса (основные функции: прием данных от подсистемы ввода и от смежных информационных систем заказчика, в обеспечение доступа внешних приложений к электронным документам в архиве).

Дополнительно был реализован оперативный доступ к страховой документации через веб-интерфейс и проведена интеграция со смежными системами («IBS Insurance», «1С УСК», электронная почта).

Эффективность проекта:

  • Поддерживает до 1000 пользователей системы, работающих одновременно, и обрабатывает 1 300 000 документов в год.
  • Снижает время доступа страховых агентов к отсканированным образам документов в 50 раз.
  • Улучшает качество обслуживания документов за счёт сокращения поиска электронных документов.

Поставка лицензий и внедрение СЭД «Е1 Евфрат»

Отрасль:

Финансы

Цель проекта:

Автоматизация закупочной деятельности и организационно-распорядительного документооборота

Заказчик:

ОАО «Коммерческий банк КЫРГЫЗСТАН»

О заказчике:

ОАО «Коммерческий банк КЫРГЫЗСТАН» является одним из крупнейших коммерческих банков Республики Кыргызстан. Сегодня во всех регионах страны работают более 80 его подразделений, более 135 банкоматов и 90 терминалов, обслуживающих платежные карты «Visa», «Золотая Корона», «Элкарт», 9 cистем международных денежных переводов с выходом практически во все страны мира. Банк обладает развитой инфраструктурой и является многопрофильным кредитным учреждением, осуществляющим кредитно-расчетное обслуживание более 20 тысяч предприятий и коммерческих структур, расположенных на территории Кыргызской Республики.

Описание проекта:

Автоматизации подлежал весь комплекс документирования и обработки документации.

СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает:

  • автоматизацию закупочной деятельности;
  • регистрацию, согласование и дальнейшую обработку кредитных заявок;
  • организационно-распорядительный документооборот (служебные записки, приказы, распоряжения);
  • обработку входящей и исходящей корреспонденции банка (автоматическая регистрация электронных и бумажных писем, ведение журнала корреспонденции);
  • регистрацию и обработку входящей корреспонденции.

Эффективность проекта:

  • Снижает среднее время поиска документов в 15 раз.
  • Повышает контроль исполнительской дисциплины в 1,5 раза.
  • Полностью решает проблему «потерянной» корреспонденции.
  • Оперативно согласовывает документы, договоры (в том числе аукционную документацию для государственных контрактов).

Разработка системы документооборота проектных работ для департамента комплексного проектирования

Отрасль:

Наука

Цель проекта:

Управление проектной деятельностью и организационно-распорядительным документооборотом института

Заказчик:

ООО «Нефтеюганский научно-исследовательский и проектный институт»

О заказчике:

Основные направления деятельности ООО «Нефтеюганский научно-исследовательский и проектный институт»:

  • геологоразведка и разработка нефтяных месторождений;
  • инженерные и физико-химические исследования;
  • комплексное проектирование и обустройство объектов нефтедобычи.

Описание проекта:

Автоматизации подлежала проектная деятельность и организационно-распорядительный документооборот института.

СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает:

  • подготовку различных видов отчетов (выданная на CD документация, план-график, отчет по изменениям, внесенным в проект, отчет по объектам проектирования);
  • ведение единой базы документов, позволяющей однозначно идентифицировать документ, исключая возможность дублирования;
  • четкий контроль жизненного цикла документов с учетом требований и стандартов отрасли;
  • регистрацию и учет документов по проектам: общие документы, календарный план, состав проекта, технические задания;
  • создание папочной структуры отображения документов по проектам;
  • контроль сроков и стадии выполнения проекта;
  • отправку документов на ознакомление пользователям и контроль процедуры ознакомления.

Эффективность проекта:

  • Повышает эффективность ведения проектной деятельности в 10 раз.
  • Сокращает количество рутинных операций с документами в 20 раз.
  • Повышает оперативность процесса согласования в 5 раз.

Внедрение системы электронного документооборота на базе СЭД "Е1 Евфрат"

Отрасль:

Недвижимость

Цель проекта:

Автоматизация делопроизводства и управления документами

Заказчик:

Экоофис

О заказчике:

Группа компаний «ЭКООФИС» работает на московском рынке коммерческой недвижимости уже 20 лет. В настоящее время компания продолжает динамично развиваться, оправдывая свое звание крупнейшего собственника коммерческой недвижимости в Москве. Площадь всех объектов составляет более 300 тыс. кв. м.

Группа компаний «ЭКООФИС» осуществляет полный цикл операций, связанных с недвижимостью, начиная с приобретения, проектирования, ремонта, реализации объектов, и заканчивая их эксплуатацией и управлением.

Описание проекта:

Это одна из первых компаний, в которой при помощи «Е1 Евфрат» были автоматизированы не только стандартные документопотоки (входящие/исходящие/ОРД и прочие), но и специализированные.

СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает:

  • сбор сведений о потенциальных арендаторах, ведение процедуры утверждения арендатора, ведение договорной деятельности по арендуемым помещениям и услугам, предоставляемым арендаторам;
  • ведение единой базы данных и регистрацию входящих,исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
  • разграничение прав доступа пользователя к документам, к папкам с документами, в том числе с присвоением ему временных прав на работу с документом, зависящих от его роли в бизнес-процессе (неявные права), бизнес-процессам;
  • возможность создания параллельных и последовательных задач, подзадач соисполнителям;
  • выдачу заданий на рабочую группу, сформированную либо из сотрудников одного подразделения, либо из сотрудников разных подразделений;
  • слежение за ходом исполнения поручений, рассылку уведомлений и напоминаний на пользовательское рабочее место СЭД «Е1 Евфрат» с дополнительным дублированием на адрес внешней электронной почты пользователя.

Эффективность проекта:

  • Повышает скорость поиска необходимых документов в 10 раз.
  • Снижает риск потери документов в 15–30 раз.
  • Сокращает расходы на архив организации в 2 раза.

Поставка лицензий и внедрение СЭД «Е1 Евфрат»

Отрасль:

Здравоохранение

Цель проекта:

Организация коллективной работы над документами

Заказчик:

ФГБУЗ КБ №81 ФМБА России

О заказчике:

Организация медицинской помощи работникам организаций и населению территорий, пострадавших в результате воздействия особо опасных факторов физической, химической и биологической природы (в том числе вследствие техногенных катастроф).

Описание проекта:

Автоматизации подлежал весь комплекс документирования и обработки документации, в том числе стандартные документопотоки и договорная деятельность. СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает:

  • делегирование полномочий для сотрудников организации при уходе в отпуск и командировки;
  • создание и согласование проектов исходящих документов и договоров;
  • возможность быстро проводить гибкую настройку объектов учёта (регистрационно- контрольных карточек) в процессе эксплуатации СЭД «Е1 Евфрат», включая изменение состава регистрационных полей и их свойств, а также возможность настройки шаблонов регистрационных номеров;
  • безопасное функционирование внутреннего документооборота организации (хранение данных с использованием автоматического резервного копирования, протоколирование всех действий пользователей, безопасный доступ к информации в удалённом режиме);
  • организацию коллективной работы над документом, позволяющей хранить множество версий одного документа, с возможностью вставлять примечания и комментарии без изменения самого документа.

Эффективность проекта:

  • Снижает среднее время подготовки выборки документов в 20 раз.
  • Повышает контроль исполнительской дисциплины в 5 раз.
  • Уменьшает время на согласование договоров (в том числе аукционной документации для государственных контрактов) в 15 раз.
  • Ускоряет выдачу резолюций и поручений в 20 раз.
  • Показывает высокую производительность (до 1200 пользователей одновременно).

Комплекс работ по обновлению системы электронного документооборота на базе СЭД «Е1 Евфрат»

Отрасль:

Транспорт

Цель проекта:

Оптимизация затрат и времени на обработку документов

Заказчик:

ОАО «РЖД Логистика»

О заказчике:

ОАО «РЖД Логистика» – дочерняя компания «Российских железных дорог», создана в ноябре 2010 года в рамках развития логистического направления бизнеса Холдинга «РЖД». К этой цели ОАО «РЖД Логистика» движется за счет формирования комплексной транспортно-логистической услуги путем интеграции всех услуг Холдинга «РЖД» и сторонних поставщиков в единую цепочку поставок на рынке мультимодальных перевозок.

Описание проекта:

В рамках проекта была произведена модернизация предыдущей версии СЭД «Е1 Евфрат» v. 15 с доработками следующей функциональности:

  • коллективная работа над документом, обеспечивающая хранение множества версий одного документа, с возможностью вставлять примечания и комментарии без изменения самого документа;
  • рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
  • защита документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации;
  • ведение единой базы документов, позволяющей однозначно идентифицировать документ, исключая возможность дублирования;
  • согласование и исполнение служебных записок, приказов, заявок на оплату;
  • ведение трудовых договоров, базы клиентов, протоколирование проводимых советов директоров.

Эффективность проекта:

  • Повышает уровень контроля исполнения поручений и задач в 10 раз.
  • Снижает время согласования документов в 20 раз.
  • Повышает скорость и эффективность исполнения поручений в 10 раз.
  • Устраняет проблемы неправильного ввода данных из новых документов в систему.
  • Снижает уровень затрат на ведение архива в 1,5 раза.

Проведение обследования и внедрение СЭД «Е1 Евфрат»

Отрасль:

Государство

Цель проекта:

Оптимизация рутинных операций с документами

Заказчик:

Государственное учреждение «Московское объединение ветеринарии»

О заказчике:

Ветеринарные подразделения административных округов организуют и проводят по зонам ответственности ветеринарно-санитарные, профилактические, противоэпизоотические мероприятия; экспертизу мяса, мясопродуктов, яиц, меда, молока и молочных продуктов, овощей, фруктов и зелени; осуществляют амбулаторное, а в ряде случаев и стационарное лечение животных и птицы. Свыше миллиона разнообразных исследований выполняет Городская ветеринарная лаборатория, которая оснащена всем необходимым оборудованием и реактивами, что позволяет проводить исследования пищевых продуктов, кормов, воды, трупов животных и т.д.

Государственная ветслужба города активно взаимодействует с органами Роспотребнадзора, информирует о появлении заболеваний, общих для человека и животных, проводит работу по выявлению, профилактике и ликвидации источников и очагов заболеваний, разрабатывает планы мероприятий по профилактике заболеваний людей и животных.

Описание проекта:

Автоматизации подлежал весь комплекс документирования и обработки документации, в том числе регистрация и обработка входящих документов (счета, факсограммы, протоколы, обращения граждан). СЭД «Е1 Евфрат» позволяет:

  • автоматизировать весь цикл взаимодействия с клиентами: от приема входящих заявок, которые автоматически адресуются менее загруженному в данный момент сотруднику, до согласования документов;
  • регистрировать и контролировать исполнение приказов (кадровых и по основной деятельности);
  • обрабатывать уведомления, поступающие от ветврачей подразделений;
  • обрабатывать обращения граждан (регистрация обращений и жалоб);
  • регистрировать акты проверок ветподразделений и ветспециалистов.

Эффективность проекта:

  • Увеличивает скорость поиска необходимых документов в 15–30 раз.
  • Снижает уровень потери документов до минимума.
  • Снижает затраты на расходные материалы в 3–4 раза.

Разработка и внедрение системы обеспечения связи государственных и муниципальных заказчиков с уполномоченным органом при осуществлении закупок в Чеченской Республике

Отрасль:

Государство

Цель проекта:

Автоматизация процессов проведения аукционов, закупок, заключения государственных контрактов

Заказчик:

Комитет Правительства Чеченской Республики по государственному заказу

О заказчике:

Основными задачами комитета являются:

  • организация и обеспечение деятельности комиссии по проведению торгов (конкурсов) при закупке товаров, работ, услуг для государственных нужд Чеченской Республики;
  • обеспечение соблюдения действующего законодательства и интересов Чеченской Республики при заключении государственных контрактов на приобретение товаров, работ, услуг;
  • разработка предложений по совершенствованию механизма организации государственного заказа Чеченской Республики.

Описание проекта:

Автоматизации подлежал весь комплекс документирования и обработки документации. СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает:

  • согласование пакета аукционной документации, процедур рассмотрения заявок и заключения государственного контракта в рамках аукционов при размещении государственного заказа;
  • сбор заявок от муниципальных и государственных заказчиков уполномоченным органом (Комитетом Правительства Чеченской Республики по государственному заказу) на размещение заказа;
  • подготовку документов для запроса котировок, проведения закупок с использованием аукционов;
  • подготовку к заключению государственного контракта (в случае размещения государственного заказа) и иных договоров по результатам проведения электронного аукциона.

Эффективность проекта:

  • Снижает риски потери документов в 4–5 раз.
  • Увеличивает скорость подготовки к проведению аукциона в 10 раз.
  • Снижает время на согласование документов в 2 раза.

Внедрение и использование СЭД «Е1 Евфрат» как архивной системы

Отрасль:

Промышленность

Цель проекта:

Классификация и структуризация всего объёма документов организации

Заказчик:

АкзоНобель

О заказчике:

Компания АкзоНобель – крупнейший мировой производитель красок и покрытий, занимающий лидирующие позиции в области химикатов специального назначения. Занимаются снабжением различных отраслей промышленности и потребителей во всем мире инновационными продуктами, стремясь постоянно предлагать решения для устойчивого развития. В спектр их продукции входят такие широко известные марки как Dulux, Sikkens, International Paint и Eka.

Описание проекта:

Автоматизации подлежал весь комплекс документирования и обработки документации, включая конвертацию накопленных данных из файлов MS Excel в систему СЭД «Е1 Евфрат», что обеспечивает:

  • автоматическую классификацию введённых документов и ведение номенклатуры дел;
  • обеспечение поиска документов по содержимому карточек и файлов с использованием морфологии русского языка;
  • рассылку документов, переписку между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
  • создание новых объектов учета (регистрационных карточек документов), выходных отчетов системы, а также их гибкую настройку в процессе эксплуатации СЭД «Е1 Евфрат», включая изменение состава регистрационных полей, их свойств, а также возможность настройки шаблонов регистрационных номеров.

Эффективность проекта:

  • Поддерживает до 1000 работающих одновременно пользователей системы.
  • Простота внедрения (внедрение занимает от 1 недели) и возможность модификации без программирования.
  • Устраняет проблемы неправильного ввода данных из новых документов в систему.
  • Снижает уровень затрат на ведение архива в 4,5 раза.

Разработка концепции внедрения и проведение пусконаладочных работ по СЭД «Е1 Евфрат»

Отрасль:

Государство

Цель проекта:

Автоматизация процессов проведения аукционов, закупок, заключения государственных контрактов

Заказчик:

Администрация Главы и Правительства Чеченской Республики, г. Грозный

О заказчике:

Администрация Главы и Правительства Чеченской Республики является органом исполнительной власти Чеченской Республики общей компетенции, созданным в целях организации взаимодействия и координации деятельности органов исполнительной власти. Администрация занимается вопросами ведения органов местного самоуправления в Чеченской Республике, территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций независимо от организационно-правовой формы. Также осуществляет контроль за исполнением решений Главы Чеченской Республики и Правительства Чеченской Республики, обеспечивая их деятельность.

Описание проекта:

В рамках проекта реализовано внедрение системы электронного документооборота «Е1 Евфрат», что обеспечивает:

  • автоматизацию процессов согласования пакета аукционной документации;
  • автоматизацию процедур рассмотрения заявок и заключения государственного контракта в рамках аукционов при размещении государственного заказа;
  • автоматизацию процессов сбора заявок от муниципальных и государственных заказчиков уполномоченным органом на размещение заказа;
  • автоматизацию процессов подготовки документов для запроса котировок, проведения закупок с использованием аукционов;
  • реализацию групповых работ по документу с формированием рабочих групп из сотрудников одного подразделения или из сотрудников разных подразделений;
  • слежение за ходом исполнения поручений, рассылку уведомлений и напоминаний на пользовательское рабочее место с дополнительным дублированием на адрес внешней электронной почты пользователя;
  • подготовку и печать журналов и отчетов по проведению закупок.

Эффективность проекта:

  • Повышает скорость поиска необходимых документов в 20 раз.
  • Снижает риск потери документов в 4–5 раз.
  • Сокращает расходы на архив организации в 2 раза.

Услуги по анализу информационных потоков и построению схемы документооборота в целях совершенствования системы информационного обеспечения управления рыбохозяйственным комплексом

Отрасль:

Государство

Цель проекта:

Автоматизация модели управления рыбохозяйственным комплексом

Заказчик:

Учреждение Российской академии наук Институт системного анализа РАН

О заказчике:

Институт системного анализа РАН входит в состав Отделения нанотехнологий и информационных технологий Российской Академии Наук. В настоящее время ученые Института проводят фундаментальные исследования в области системного анализа и информационных технологий. Институт успешно решает не только фундаментальные и прикладные научные проблемы, но и выступает координатором крупномасштабных научно-технических проектов, осуществляет подготовку молодых научных кадров.

Описание проекта:

Была осуществлена НИОКР, результатом которой стало внедрение СЭД «Е1 Евфрат» в рыбохозяйственном комплексе. В данном проекте реализована:

  • автоматизация обработки первичных данных для проведения последующего анализа;
  • согласование результатов анализа модели управления рыбохозяйственным комплексом;
  • автоматизация схемы бизнес-процессов рыбохозяйственного комплекса.

Эффективность проекта:

  • Устраняет проблемы неправильного ввода данных из новых документов в систему.
  • Снижает уровень затрат на ведение архива в 5 раз.
  • Снижает время подготовки отчётности по НИОКР в 5 раз.

Доработка прикладного программного обеспечения для организации ведомственного электронного документооборота и делопроизводства с применением электронной подписи (ЭП)

Отрасль:

Государство

Цель проекта:

Создание внутреннего защищённого документооборота

Заказчик:

Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)

О заказчике:

Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России) – федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, а также по выработке государственной политики в сфере миграции.

Описание проекта:

В рамках проекта было разработано и внедрено специализированное ПО для защищённого ведомственного документооборота, которое обеспечивает:

  • применение усиленной ЭП для подписания электронных документов и подтверждения их авторства;
  • конфиденциальность и достоверность передаваемых электронных документов,которая достигается посредством внутренних механизмов разграничения доступа;
  • целостность передаваемых сообщений,которая обеспечивается с помощью цифровых сертификатов (с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации);
  • реализацию механизмов взаимной аутентификации пользователей и сервера документооборота, контроль целостности и шифрования передаваемых данных на базе протокола SSL/TLS;
  • создание изолированной программной среды при помощи диспетчера доступа к документам и процессам.

Эффективность проекта:

  • Отслеживает историю изменений всех архивных документов.
  • Повышает уровень безопасности внутреннего документооборота.
  • Снижает риски и угрозы утечки конфиденциальных данных.