Система электронного архива (EAS) | Программа для хранения документов
Система электронного документооборота и
автоматизации бизнес-процессов

Система электронного архива (EAS)

Электронный архив

В Е1 реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). Также, Е1 обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации, что позволяет значительно экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Организация электронного архива

Возможности использования

Зарегистрированные в СЭД Е1 документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска ― это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом документов система позволяет представлять сохраненные запросы в виде иерархической папочной структуры как для общего, так и для личного использования с учетом прав доступа.

Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе ― контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также можно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа. Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска ― поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Ищите документы в 30 раз быстрее.
  • Сократите время подготовки выборки документов в 20 раз.
  • Определяйте права доступа к архиву для различных групп сотрудников.
  • Однозначно задавайте места хранений бумажных копий документов.
  • Сократите расходы на корпоративный архив в 7 раз.
  • Обращайтесь в архивную службу в 20 раз реже.
  • Получите возможность доступа к истории изменений всех архивных документов.
  • Не тратьте время на ведение учета архивных документов.
  • Сократите количество потерянных документов на 95%.
  • Объедините документы удаленных подразделений в общем хранилище.
  • Создавайте единую базу электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации.
  • Импортируйте бумажные (с помощью встроенных средств сканирования) и электронные документы, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»).
  • Поддерживайте коллективную работу с документами: версионность, назначение заданий и т.д.
  • Осуществляйте оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка.
  • Создавайте отчеты и аналитические справки.
  • Обеспечивайте информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.
Узнать больше

Обработка первичных документов

У вас скопилось куча бумажных документов, которые не помещаются в офисе? Не беда. С помощью Е1 вы можете отсканировать документы как по отдельности, так и все сразу с помощью потокового сканера. Функция распознавания и поиска по штрих коду позволит автоматически присоединить отсканированные документы к карточкам ЕВФРАТ.

Распознавание уже встроено в Е1 и не требует дополнительных вложений средств в систему. Можно распознать любой файл как со сканера, так и уже отсканированный ранее. Функция OCR уже настроена и готова к использованию после внедрения системы.

Обработка первичных документов

Возможности использования

Сканируйте и распознавайте документы без привлечения специалистов, прикрепляйте к регистрационным карточкам Е1 любое количество документов произвольного формата и размера. Чтобы документ было легко найти по содержимому в Е1 встроена функция полнотекстового распознавания документов на 23 языках, быстрый поиск по штрих коду без лишних движений.

Получайте уже распознанные документы и прикрепляйте их к РК со сканера, либо используйте ранее созданные копии документов.

Прочувствуйте все удобства автозаполнения РК и убедитесь в том, что с Е1 легко и удобно работать с любыми документами.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Использование регистрационных карточек для быстрого поиска по документам.
  • Прикрепление любого количества документов произвольного размера и формата.
  • Получение документов со сканера или прикрепление ранее созданных файлов документов.
  • Сканирование и прикрепление документов в формате PDF/A стандарта ISO 19005-1:2005
  • Полнотекстовый поиск документов на 23 языках.
  • Распознавание файлов.
  • Прикрепление документов по одному или группой.
  • Нет необходимо дополнительного встраивания и приобретения лицензий на распознавание.
Узнать больше

Сканирование и распознавание

Система имеет собственную встроенную систему сканирования и распознавания, в основе которой лежит система оптического распознавания текстов Cuneiform. Сохранение и сжатие распознанного документа происходит с помощью технологии Cognitive PDF/A, что позволяет уменьшить размер документа в 10 раз без потери качества.

Помимо этого, реализована уникальная функция Drag&Recog, которая предназначена для переноса и быстрого распознавания реквизитов с отсканированного изображения документа в поля регистрационно-контрольной карточки (РКК). Использование Drag&Recog позволяет существенно экономить время при заполнении РКК документа.

Сканирование и распознавание

Возможности использования

  • Используйте быстрое распознавание содержания документа с высокой степенью точности.
  • Соотносите распознанное содержимое документа со стандартными реквизитами РКК.
  • Используйте автоматическое заполнение РКК из содержимого документа.
  • Настраивайте автоматическую постановку перенесенного документа на соответствующий ему маршрут.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Регистрируйте документы прямо со сканера.
  • Сократите время регистрации документов более чем в 10 раз.
  • Снизьте количество ошибок при заполнении РКК на 90%.
  • Полностью автоматизируйте процесс регистрации некоторых типов документов, освободив более 15 человеко-часов в месяц.

Пример внедрения

ВТБ-Страхование. Запуск в 2013 году.

Проект: Электронный архив страховой документации (ЭАСД) на базе программного комплекса “Е1 Евфрат”

Решаемые задачи:

  1. Организация хранения электронных копий страховой документации и выплатных дел;
  2. Обеспечения легкого доступа к электронным копиям страховой документации и выплатных дел;
  3. Отслеживания местонахождения оригиналов документов.

Подсистема Е1 Евфрат используется как хранилище отсканированных документов. При помощи этой подсистемы организован ввод и регистрация документов, их хранение и просмотр. Также Е1 Евфрат организовывает поиск документов по атрибутам РК и просмотр первичных файлов дел. Подсистема Е1 Евфрат позволять разграничить права доступа к делам, заведенным в ЭАСД.

Произведена интеграция с подсистемой Cognitive ScanPack, предназначенной для обработки отсканированных электронных образов – сжатия и сохранения образов в формате pdf, подсчет листов в документах и в архивном деле. После такой обработки подсистема экспортирует документы в подсистему Е1 Евфрат.

За 2 года введено более 600 тыс документов.

Другие особенности проекта:

  • присоединяемые вручную графические файлы можно преобразовать в PDF со сжатием или в zip-пакет;
  • формирование и просмотр эскизов присоединенных файлов;
  • автоматический расчет срока хранения документов;
  • автоматизация процессов добавления документов в архивное дело с учетом количества листов в деле, уничтожения документов с истекшим сроком хранения, формирование актов уничтожения;
  • формирование заявок на выдачу оригинала с отправкой через Outlook с автоматическим выбором работника архива, которому следует адресовать такие заявки в данном подразделении;
  • автоматическая коррекция документов в архивном деле по образцу;
  • интеграция с Outlook, позволяющая по реквизитам письма найти документ в архиве и прикрепить присланные файлы, не покидая почтовое приложение;
  • реализована система прав на документы исходя из даты создания документа и текущей даты. Например, заданная группа сотрудников может просматривать документы только, созданные год назад от текущей даты;
  • логирование полной истории изменения каждой карточки архивного документа;
  • web-доступ к присоединенным файлам по уникальной ссылке;
  • заказчиком осуществлена интеграция со внутренними корпоративными системами собственными ресурсами благодаря открытому API Е1 Евфрат.
Узнать больше