Электронный документооборот
и автоматизация бизнес-процессов
Cognitive Technologies
107113 , г. Москва,
ул. 3-я Рыбинская, д. 17

Попрощайтесь с бумагами. Как правильно организовать документооборот и работу с документами в организации

К списку статей

В любой компании время от времени возникает вопрос: как организовать документооборот в организации таким образом, чтобы он был максимально простым и эффективным.

Самый современный способ — перевести организацию на автоматизированную систему, такую как СЭД «Е1 Евфрат», которая в разы упрощает работу с документацией по сравнению с привычной рутиной.

Бумажная волокита — враг бизнеса

как организовать работу с документами

Ходите к руководителю за каждой подписью, а он занят и приходится ждать?

Вопрос требует незамедлительного решения, а коллега тянет с ответом, откладывая ваше письмо в «долгий ящик»?

На столе «выросла» целая гора канцелярских папок? И вы проходите нудный квест: как найти нужный документ?

31 декабря. 23:59 Годовой отчет «горит», потому что не можете найти на полке важную рукопись?

И так далее, и так далее…

В такой атмосфере неудивительно, что энтузиазм сотрудников гаснет, а производительность компании снижается.

В современных условиях ведение бизнеса «по старинке» уже не котируется. Автоматизация производства + совершенствование документооборота — одна из формул успешной работы предприятия сегодня.

Как организовать работу с документами: переходный период

как организовать работу с документами

Специалисты российской компании «Когнитивные технологии» знают, как усовершенствовать процесс работы с документами, чтобы на предприятии возникало меньше простоев, а у сотрудников появилось больше времени на эффективное выполнение задач. Мы предлагаем плавное внедрение системы электронного документооборота. Клиент может заказать внедрение системы «под ключ» или частично выбрать необходимый функционал. К примеру, — только основные этапы работы с документами: ввод и регистрация, исполнение и контроль; без поиска и архивирования.

В переходный период мы предоставляем подробную инструкцию по работе с электронными документами в «E1 Evfrat» и организуем спецкурсы. По многочисленным отзывам наших клиентов, они с радостью прощаются с бумажной рутиной.

Стоимость системы электронного документооборота (СЭД) «Е1 Евфрат» рассчитывается таким образом, чтобы переход к нововведению был наиболее комфортным для вашей компании. Предлагаем тарифы, в зависимости от сложности функционала и количества пользователей системы.

Преимущества электронного документооборота

Мощные алгоритмы поиска

Автоматизированный поиск по реквизитам, по тексту внутри документов, по вложенным файлам. Возможность ввода нестандартных запросов.

Исключается дублирование документов из-за невнимательности или несогласованности. Деятельность канцелярии и других отделов предприятия становится более отлаженной, четкой и эффективной.

Настроенный шаблон

Инструмент значительно упрощает согласование документов. Не нужно запоминать и постоянно открывать регламент, чтобы вспомнить, куда нести бумаги, кому и когда. Система сама за вас это сделает.

Можно организовать работу с документами таким образом, чтобы готовые задачи автоматически отправлялись по нужному направлению в определенное время.

Удобная система контроля и приема документов

Работа, связанная с проверкой документов и контролем исполнения задач, выполняется на листах «Согласование» и «Ознакомление». Возможна подготовка исполнительских отчетов. Есть встроенная система оповещения сотрудников (о назначении, о приближении дедлайна и т. д.).

С программой «Е1 Евфрат» руководителю не нужно личным присутствием контролировать исполнение поручений. Необходимая информация о стадии выполнения задачи доступна на экране в любой момент. А удаленный контроль способствует лучшей концентрации на выполнении задач. Ведь работа сотрудника — у всех «на виду».

В системе есть инструментарий, который позволяет оценить продуктивность работы всего коллектива и каждого в отдельности.

Хранение документов

Все документы поступают и регистрируются в единой базе. Хранятся они в электронном виде. При этом цифровая версия доступна на всех устройствах в локальной сети и даже на внешних (при определенных настройках доступа).

Можно отправить документ на подпись руководителю в 12:00, и получить его обратно уже через несколько минут. Электронная подпись возможна во всех версиях СЭД «Е1 Евфрат».

Сравнительный анализ

Электронный документооборот, если его организовать на предприятии правильно, в разы упрощает и убыстряет работу. К примеру, количество потерянных писем, поручений, заявлений, благодаря автоматизации бизнес-процессов с системой «E1 Evfrat», уменьшается на 80–95%, а доставка становится оперативнее в 60 раз. Снижаются временные затраты на такие основные этапы работы с документами:

как организовать работу с документами
  • ознакомление — в 10–15 раз;
  • согласование — в 8–10 раз;
  • поиск — в 15–30 раз;
  • обращение в архив — в 7–12 раз.

Понимая, как организовать документооборот в бухгалтерии с помощью СЭД «Е1 Евфрат», можно быстро наладить ведение учета: прием и контроль первичной документации, отражение на счетах операций по движению средств, составление калькуляций себестоимости продукции и др. Все документы, которые могут потребоваться специалисту для подготовки отчетов, доступны в единой базе и архиве, поэтому ему не нужно отправлять курьера за каждой бумажкой.

В Cognitive Technologies знают, как организовать электронный документооборот в организации, чтобы он принес максимум пользы вашему бизнесу. Позвоните нам по телефону +7 (495) 956-90-06.

Заказать демонстрацию системы «Е1 Евфрат»

У вас в офисе или удаленно, в удобное для вас время. Оставьте свои данные, мы поможем вам сделать правильный выбор!

Заявки обрабатываются с 10-00 до 18-00, по будням. Передавая свои данные, вы даете согласие на обработку персональных данных