Хранение документов в системе электронного документооборота СЭД «Е1 Евфрат»
Вернуться к обзоруКомпания «Когнитивные технологии» предлагает инновационное решение — хранение документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат». Такой современный вариант «архива» подойдет как для небольших, так и для крупных организаций. Программа обеспечит автоматизацию и безопасность бизнес-процессов, связанных с бумагами.
Основные функциональные возможности
В оперативный архив автоматически попадают все зарегистрированные в СЭД документы. Для каждого предусмотрена регистрационно-контрольная карточка, по которой легко найти нужный файл. К одной РКК можно прикрепить любое число бумажных или электронных документов разных типов.
Хранение документов в СЭД «Е1 Евфрат» осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков. При этом между архивом и активным документооборотом сохраняется взаимосвязь. Наличие сквозного поиска дает возможность быстро и легко найти первоисточник или полностью восстановить историю любого проекта.
Срок хранения документа в электронном архиве не ограничен. Система также защищает его от случайного удаления. Это право предоставляется ответственному лицу, которого назначает клиент. При необходимости можно наладить автоматическую ликвидацию старых копий документов. Данные параметры, а также право доступа к архиву (просмотр или редактирование) настраиваются на сервере индивидуально в зависимости от политики безопасности.
Преимущесва хранения документов в СЭД «Е1 Евфрат»
В СЭД E1 Evfrat возможно создание единого электронного архива неограниченного объема. Система обеспечивает мгновенный поиск по любой форме запроса. Например, вкладка «поиск по документам» имеет следующие поля: регистрационный номер и дата регистрации, тип и автор документа.
Результаты поиска можно помещать в личную папку. Для удобства работы система позволяет использовать сохраненные запросы, как для личного, так и для коллективного использования с учетом прав доступа.
При организации документооборота важно учитывать, что для хранения документов в СЭД «Е1 Евфрат» не предусмотрено создание отдельного архива. Все сохраняются в единой базе данных.
В числе конкурентных преимуществ сервиса:
- работа с документами любого формата;
- автоматическое резервное копирование;
- консолидация данных со всех филиалов в едином информационном пространстве;
- возможность создания отчетности и формирования аналитики;
- жесткие механизмы защиты информации от несанкционированного вторжения.
Экономический эффект от правильной организации документооборота и хранения документов в СЭД «Е1 Евфрат» покажет результат сразу. Внедряя программу в бизнес-процессы, вы получите полноценный электронный архив, который будет работать без сбоев. Ежедневные затраты времени при этом снизятся в 7–12 раз.
Автоматизированный архивариус в системе электронного документооборота наведет порядок в хранении ваших документов, при этом вы получите ряд преимуществ от сотрудничества с нашей компанией:
- Оперативность — внедряем систему электронного документооборота меньше чем за неделю.
- Гибкий функционал — настраиваем программу под особенности вашего бизнеса.
- Многолетний опыт — обучаем сотрудников прямо на рабочем месте и курируем в режиме «онлайн».
- Контроль качества — оказываем своевременную техподдержку и сервисное обслуживание.
- Гибкая ценовая политика — подстраиваем функционал под ваши возможности.
Подробности уточняйте у консультантов компании Cognitive Technologies по телефону +7 (495) 956-90-06.