Хранение документов в системе электронного документооборота СЭД «Е1 Евфрат»

Компания «Когнитивные технологии» предлагает инновационное решение — хранение документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат». Такой современный вариант «архива» подойдет как для небольших, так и для крупных организаций. Программа обеспечит автоматизацию и безопасность бизнес-процессов, связанных с бумагами.

Основные функциональные возможности

В оперативный архив автоматически попадают все зарегистрированные в СЭД документы. Для каждого предусмотрена регистрационно-контрольная карточка, по которой легко найти нужный файл. К одной РКК можно прикрепить любое число бумажных или электронных документов разных типов.

Хранение документов в СЭД «Е1 Евфрат» осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков. При этом между архивом и активным документооборотом сохраняется взаимосвязь. Наличие сквозного поиска дает возможность быстро и легко найти первоисточник или полностью восстановить историю любого проекта.

Срок хранения документа в электронном архиве не ограничен. Система также защищает его от случайного удаления. Это право предоставляется ответственному лицу, которого назначает клиент. При необходимости можно наладить автоматическую ликвидацию старых копий документов. Данные параметры, а также право доступа к архиву (просмотр или редактирование) настраиваются на сервере индивидуально в зависимости от политики безопасности.

Преимущесва хранения документов в СЭД «Е1 Евфрат»

В СЭД E1 Evfrat возможно создание единого электронного архива неограниченного объема. Система обеспечивает мгновенный поиск по любой форме запроса. Например, вкладка «поиск по документам» имеет следующие поля: регистрационный номер и дата регистрации, тип и автор документа.

Результаты поиска можно помещать в личную папку. Для удобства работы система позволяет использовать сохраненные запросы, как для личного, так и для коллективного использования с учетом прав доступа.

При организации документооборота важно учитывать, что для хранения документов в СЭД «Е1 Евфрат» не предусмотрено создание отдельного архива. Все сохраняются в единой базе данных.

В числе конкурентных преимуществ сервиса:

• работа с документами любого формата;
• автоматическое резервное копирование;
• консолидация данных со всех филиалов в едином информационном пространстве;
• возможность создания отчетности и формирования аналитики;
• жесткие механизмы защиты информации от несанкционированного вторжения.

Экономический эффект от правильной организации документооборота и хранения документов в СЭД «Е1 Евфрат» покажет результат сразу. Внедряя программу в бизнес-процессы, вы получите полноценный электронный архив, который будет работать без сбоев. Ежедневные затраты времени при этом снизятся в 7–12 раз.

Автоматизированный архивариус в системе электронного документооборота наведет порядок в хранении ваших документов, при этом вы получите ряд преимуществ от сотрудничества с нашей компанией: 

• Оперативность — внедряем систему электронного документооборота меньше чем за неделю.
• Гибкий функционал — настраиваем программу под особенности вашего бизнеса.
• Многолетний опыт — обучаем сотрудников прямо на рабочем месте и курируем в режиме «онлайн».
• Контроль качества — оказываем своевременную техподдержку и сервисное обслуживание.
• Гибкая ценовая политика — подстраиваем функционал под ваши возможности.

Подробности уточняйте у консультантов компании Cognitive Technologies по телефону +7 (495) 956-90-06.