Оптимизация движения документов (технология Workflow) в системе электронного документооборота СЭД «Е1 Евфрат»

Компания «Когнитивные технологии» предлагает купить современную систему электронного документооборота, которая включает эффективные инструменты для оптимизации движения документов. Результат достигается за счет простого и гибкого дизайнера маршрутов.

Программные возможности сервиса:

1. Позволяет настраиваемую логистику информационных потоков.
2. Имеет набор встроенных и редактируемых шаблонов.
3. Поддерживает использование различных условий, блоков автопроцессинга;
4. Интегрируется с другими возможностями ПО и внешними приложениями.

Принципы работы

Функционал сервиса выстроен на базе прогрессивной технологии Workflow, которая позволяет организовать конвейер обработки данных на основе согласованного выполнения бизнес-операций.

Для создания типовых и нестандартных маршрутов программа предлагает несколько способов:

• с помощью графического дизайнера;
• посредством «Таблицы резолюций»;
• через меню «Создать задачу».

Инструментарий для подготовки движения документов в СЭД «Е1 Евфрат» может располагаться как в отдельном модуле, так и в клиентской части. Предлагаются два варианта работы, когда:

1. общие корпоративные маршруты создаются администратором;
2. индивидуальные «пути» прокладывают другие пользователи системы.

В коробочной версии преднастроенные маршруты не входят в поставку, а разрабатываются под бизнес-процессы заказчика в рамках отдельной услуги или комплексного внедрения. Стоимость уточняйте в отделе продаж.

Программное движение документа обеспечивается набором средств автообработки. С их помощью стандартные манипуляции выполняются намного быстрее. Например, если вам нужно разослать приказ, в качестве узла следует указать «Внутренняя почта», затем вложить в панели обработки различные документы и по созданному шаблону отправить всем указанным пользователям.

Вся информация о перемещениях находится в журнале движения документов. Автоматизация процесса в банке или в любой другой организации позволяет избежать рутины по поиску сроков и исполнителей задания.

Преимущества учета движения документов в СЭД «Е1 Евфрат»

Пользователям системы предоставляются следующие возможности:

1. Создание связок — формируются ссылки на файлы, контактирующие с текущим документом.
2. Изменение субъекта по маршруту — производится переназначение контролирующего сотрудника.
3. Электронная почта — письмо отправляется контрагенту по заранее подготовленному шаблону. Данный механизм удобен, когда получатель не является пользователем E1 Evfrat.
4. Корпоративная почта — обеспечивается движение внутренних документов предприятия. Возможна отправка одному или нескольким сотрудникам.
5. Запуск маршрута для должностных лиц — осуществляется отправка документа по иерархической цепочке для групповых (последовательных или параллельных) согласований. Исполнителями автоматически назначаются руководители отделов, к которым относится автор проекта.
6. Редактирование документа — проводится автоматически по заданным критериям (во всех документах или выборочно).
7. Политика конфиденциальности — в системе указываются сотрудники, допущенные к документу на определенных этапах работы с ним.
8. Регулярное выражение — функция опознавания слов позволяет вставлять в реквизиты выражение, значение которого уже было указано в другом месте. Например, можно указывать «ФИО», чтобы вывести дополнительно паспортные данные.

Узнать подробнее о возможностях СЭД «Е1 Евфрат» и условиях внедрения программных продуктов Cognitive Technologies можно у консультантов компании по контактному номеру +7 (495) 956-90-06.