Рассылка документов в системе электронного документооборота СЭД «Е1 Евфрат»

E1 Evfrat — уникальная система электронного документооборота, разработанная с учетом особенностей ведения бизнеса в России. Русскоязычный интерфейс, совместимость со всеми версиями Windows и Microsoft Office, соответствие стандартам качества и информационной безопасности — только малый перечень преимуществ ПО. Компания «Когнитивные технологии» предлагает также удобную рассылку документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат».

Особенности электронной рассылки документов

Автоматизация бизнес-процессов становится обязательным условием работы любой современной компании. E1 Evfrat — это гибкая и масштабируемая СЭД, которая настраивается индивидуально под запросы каждого клиента. Одной из базовых функций системы является электронная рассылка документов, которая включает в себя:

• отправку документов отдельным сотрудникам;
• массовую и выборочную рассылку документов пользователям СЭД «Е1 Евфрат»;
• прием документации по внутренней корпоративной сети и электронной почте.

Прием и рассылка документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат» осуществляется с помощью специальных модулей:

1. «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями внешней электронной почты.
2. «Автообработка документов и событий» — подсистема для автоматического выполнения задач, в том числе по формированию и отправке писем.

С помощью функции «Контроль исполнения» можно проверить, был ли получен документ, на какой стадии находится его обработка, кто из сотрудников вносил в него изменения.

Организация рассылки документов необходима для максимально результативного и безопасного документооборота в компании. После внедрения СЭД бизнес-процессы любой организации будут оптимизированы, а массовая рассылка документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат» позволит своевременно оповещать сотрудников о важных событиях и планируемых мероприятиях.

Как работать с «Е1 Евфрат» для организации рассылки документов

Организовать индивидуальную или массовую рассылку документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат» не составляет труда, так как интерфейс программы является максимально удобным для пользователя.

Начать работу следует с окна «Поиск», с помощью которого можно быстро найти нужное письмо или поручение. Система осуществляет этот процесс через фильтры: по названию, содержанию, папкам хранения и т. д.

Когда необходимый документ найден, нужно навести на него курсор и нажать левую клавишу мыши. Это позволит ознакомиться с содержимым письма, не открывая его в отдельном окне. Это может быть, например, «Уведомление о согласовании», которое система рассылает автоматически, чтобы сообщить постановщику задачи и контролеру об этапах выполнения.

При необходимости выбранный файл можно переслать одному или нескольким адресатам, изменить его содержание, прикрепить к пакету документации или выполнить другие операции.

Рассылка документов производится как внутри корпоративной сети, так и по электронной почте. Это позволяет:

• вести деловую переписку с партнерами, поставщиками и клиентами;
• организовать удаленную работу сотрудников;
• обеспечить документооборот между филиалами компании.

При передаче информации используются защищенные каналы связи и сквозное шифрование, которое позволяет сохранить предмет коммерческой тайны от промышленного шпионажа и хакерских атак.

Если вы хотите узнать больше об эффективных инструментах рассылки документов в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат», стоимости ПО и условиях внедрения, звоните по телефону +7 (495) 956-90-06.