Система электронного архива (EAS)
Вернуться к обзоруЭлектронный архив
В Е1 реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). Также, Е1 обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации, что позволяет значительно экономить время как на регистрации и копировании, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.
Возможности использования
Зарегистрированные в СЭД Е1 документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.
После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.
Система обеспечивает мгновенный поиск по любому виду запроса. Результат поиска ― это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом система позволяет представлять сохраненные запросы в виде иерархической папочной структуры как для общего, так и для личного использования с учетом прав доступа.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам ― контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», таким образом просходит контекстный поиск по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также можно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту. Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска ― поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Поиск в 30 раз быстрее.
- Сократите время подготовки выборки документов в 20 раз.
- Определяйте права доступа к архиву для различных групп сотрудников.
- Однозначно задавайте места хранений бумажных копий.
- Сократите расходы на корпоративный архив в 7 раз.
- Обращайтесь в архивную службу в 20 раз реже.
- Получите возможность доступа к истории изменений всех архивных документов.
- Не тратьте время на ведение учета архивных документов.
- Сократите количество потерянных документов на 95%.
- Объедините документы удаленных подразделений в общем хранилище.
- Создавайте единую базу электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации.
- Импортируйте бумажные (с помощью встроенных средств сканирования) и электронные документы, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»).
- Поддерживайте коллективную работу: версионность, назначение заданий и т.д.
- Осуществляйте оперативный доступ, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка.
- Создавайте отчеты и аналитические справки.
- Обеспечивайте информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы.
Обработка первичных документов
У вас скопилось куча бумажных документов, которые не помещаются в офисе? С помощью Е1 вы можете их отсканировать как по отдельности, так и все сразу с помощью потокового сканера. Функция распознавания и поиска по штрих коду позволит автоматически присоединить отсканированные документы к карточкам ЕВФРАТ.
Распознавание уже встроено в Е1 и не требует дополнительных вложений средств в систему. Можно распознать любой файл как со сканера, так и уже отсканированный ранее. Функция OCR уже настроена и готова к использованию после внедрения системы.
Возможности использования
Сканируйте и распознавайте документы без помощи специалистов, прикрепляйте к регистрационным карточкам Е1 любое количество произвольного формата и размера. Чтобы найти документ по содержимому, в Е1 встроена функция полнотекстового распознавания на 23 языках, быстрый поиск по штрих коду без лишних движений.
Получайте уже распознанные документы и прикрепляйте их к РК со сканера, либо используйте ранее созданные копии.
Прочувствуйте все удобства автозаполнения РК и убедитесь в том, что благодаря Е1 работать с документами стало проще.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Использование регистрационных карточек для быстрого поиска.
- Прикрепление любого количества документов произвольного размера и формата.
- Получение документов со сканера или прикрепление ранее созданных файлов.
- Сканирование и прикрепление в формате PDF/A стандарта ISO 19005-1:2005
- Полнотекстовый поиск на 23 языках.
- Распознавание файлов.
- Прикрепление документов по одному или группой.
- Нет необходимо дополнительного встраивания и приобретения лицензий на распознавание.
Сканирование и распознавание
Система имеет собственную встроенную систему сканирования и распознавания, в основе которой лежит система оптического распознавания текстов Cuneiform. Сохранение и сжатие распознанного документа происходит с помощью технологии Cognitive PDF/A, что позволяет уменьшить его размер в 10 раз без потери качества.
Помимо этого, реализована уникальная функция Drag&Recog, которая предназначена для переноса и быстрого распознавания реквизитов с отсканированного изображения документа в поля регистрационно-контрольной карточки (РКК). Использование Drag&Recog позволяет существенно экономить время при заполнении РКК.
Пример внедрения
ВТБ-Страхование. Запуск в 2013 году.
Проект: Электронный архив страховой документации (ЭАСД) на базе программного комплекса “Е1 Евфрат”
Решаемые задачи:
- Организация хранения электронных копий страховой документации и выплатных дел;
- Обеспечения легкого доступа к электронным копиям страховой документации и выплатных дел;
- Отслеживания местонахождения оригиналов документов.
Подсистема Е1 Евфрат используется как хранилище отсканированных документов. При помощи этой подсистемы организован ввод и регистрация документов, их хранение и просмотр. Также Е1 Евфрат организовывает поиск по атрибутам РК и просмотр первичных файлов дел. Подсистема Е1 Евфрат позволять разграничить права доступа к делам, заведенным в ЭАСД.
Произведена интеграция с подсистемой Cognitive ScanPack, предназначенной для обработки отсканированных электронных образов – сжатия и сохранения образов в формате pdf, подсчет листов в документах и в архивном деле. После такой обработки подсистема экспортирует документы в подсистему Е1 Евфрат.
За 2 года введено более 600 тыс документов.
Другие особенности проекта:
- присоединяемые вручную графические файлы можно преобразовать в PDF со сжатием или в zip-пакет;
- формирование и просмотр эскизов присоединенных файлов;
- автоматический расчет срока хранения;
- автоматизация процессов добавления документов в архивное дело с учетом количества листов в деле, уничтожения документов с истекшим сроком хранения, формирование актов уничтожения;
- формирование заявок на выдачу оригинала с отправкой через Outlook с автоматическим выбором работника архива, которому следует адресовать такие заявки в данном подразделении;
- автоматическая коррекция документов в архивном деле по образцу;
- интеграция с Outlook, позволяющая по реквизитам письма найти документ в архиве и прикрепить присланные файлы, не покидая почтовое приложение;
- реализована система прав на документы исходя из даты создания и текущей даты. Например, заданная группа сотрудников может просматривать документы только созданные год назад от текущей даты;
- логирование полной истории изменения каждой карточки архивного документа;
- web-доступ к присоединенным файлам по уникальной ссылке;
- заказчиком осуществлена интеграция со внутренними корпоративными системами собственными ресурсами благодаря открытому API Е1 Евфрат.
Возможности использования
- Используйте быстрое распознавание содержания с высокой степенью точности.
- Соотносите распознанное содержимое документа со стандартными реквизитами РКК.
- Используйте автоматическое заполнение РКК из содержимого.
- Настраивайте автоматическую постановку перенесенного документа на соответствующий ему маршрут.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Регистрируйте документы прямо со сканера.
- Сократите время регистрации документов более чем в 10 раз.
- Снизьте количество ошибок при заполнении РКК на 90%.
- Полностью автоматизируйте процесс регистрации некоторых типов документов, освободив более 15 человеко-часов в месяц.