Управление документами (DMS)
Вернуться к обзоруЗачем автоматизировать документооборот с «Е1 Евфрат»?
Система «Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям:
- Значительно снизить время согласования документов;
- Увеличить скорость и эффективность исполнения поручений;
- Устранить проблему потери документов;
- Снизить затраты на ведение архива;
- Упростить процесс поиска документов.
Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:
- Возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
- Учета рабочего времени сотрудников;
- Оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений.
Забудьте о потерянных документах, находите и согласовывайте необходимые документы в 10 раз быстрее, а также оплачивайте счета, с Е1, вовремя.
Электронный документооборот
Е1 позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в системе реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем подобного класса. При регистрации каждому документу в Е1 присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, а также формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа.
Электронные документы в системе могут быть созданы как в процессе текущей работы в текстовом или графическом редакторе, так и созданы ранее с последующим прикреплены к РКК. Прикрепление может содержать любое количество электронных документов разных форматов.
В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- договоры;
- служебная записки.
Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации.

Возможности использования
Е1 позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или с помощью Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.
Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.
В некоторых компаниях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Забудьте о потерянных документах.
- Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз.
- Создайте для сотрудников единое информационное пространство.
- Отслеживайте ход исполнения поручений.
- Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в Вашей компании правилами.
- Сократите время на регистрацию документов.
- Регистрируйте бумажные и электронные документы в соответствии с требованиями ГСДОУ.
- Поддерживайте номенклатуры дел и индивидуальную настройку папочной структуры документов.
- Поддерживайте маршруты движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки).
- Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата).
- Используйте развитые возможности поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска).
- Сохраняйте истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов).
- Поддерживайте смешанный документооборот (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов).
- Обеспечивайте информационную безопасность (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
- Автоматическая генерация номера и даты документа.
- Используйте словари, справочники и классификаторы при заполнении РКК.
- Контролируйте заполнение полей РКК в автоматическом режиме.
- Проверяйте новые документы на дублирование по заданным реквизитам РКК автоматически.
- Работайте с проектами документов.
- Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (автопроцессинг и автоимпорт).
- Используйте инструменты для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов).
- Создавайте собственные удобные формы документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.
Делопроизводство
Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью обмена документов. Учет документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией электронного делопроизводства и документооборота. В Е1 реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также существует модуль интеграции с МЭДО уже в коробочном варианте. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система автоматизации делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.
Автоматизация документооборота на предприятии заключается в разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.

Возможности использования
- Интегрируйте технологии делопроизводства в единый процесс.
- Ликвидируйте бумажный поток, автоматизируйте рутинные операции.
- Автоматизируйте процесс прохождения документов внутри предприятия и за его пределами.
- Сформируйте алгоритмы прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов) без программирования.
- Осуществите документационную поддержку бизнес-процессов.
- Планируйте и управляйте ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов.
- Автоматизируйте административно-управленческие функции (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнения).
- Организуйте и контролируйте деятельность персонала, учет и планирование рабочего времени.
- Обеспечьте оперативный обмен официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия.
- Формируйте и накапливайте базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
- Интеграция с МЭДО, поддержка усиленной ЭП для работы с государственными органами.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Сократите количество потерянных документов на 95%.
- Автоматизируйте прохождение документа по отделам организации.
- Повысьте эффективность планирования и управления ресурсами.
- Используйте в 5 раз меньше бумаги.
- Учитывайте рабочее время и контролируйте исполнение поручений более эффективно.
- Используйте единую систему обмена сообщениями внутри организации.
Управление договорами
В Е1 поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров, а также Е1 позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации, согласования и организации хранения документов в электронном виде. Благодаря Е1 Вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату. Вместе с этим можно реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Возможности использования
- Сократите время подготовки договоров в 3-4 раза.
- Согласуйте договоры внутри организации в 4-6 раз быстрее.
- Увеличьте количество согласованных в срок договоров более чем на 50%.
- Забудьте о нежелательных инцидентах (штрафах, спорах) в ходе договорной работы.
- Контролируйте ход исполнения договора с помощью планировщика задач по договору.
- Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
- Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
- Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
- Работайте с первичными бухгалтерскими документами в Е1.
- Автоматизируйте процессы согласования оплат.
- Создавайте различные маршруты согласования для различных типов счетов.
- Интегрируйте Е1 с 1С: Предприятие 8.0, 8.2.
- Интегрируйте справочники контрагентов для 1С.
- Вызывайте документы, зарегистрированные в Е1 непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
- Используйте открытый API для интеграции с учетными системами.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
- Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
- Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
- Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов.
- Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием тонкого клиента, даже находясь вне офиса.
- Сократите время сбора первичных бухгалтерских документов в 2 ― 3 раза.
- Ищите копии закрывающих документов в 4 ― 6 раз быстрее.
- Готовьте выборку первичных документов в 10 раз быстрее.
- Ускорьте процесс согласования счетов на оплату в 2 ― 3 раза.
- Своевременно оплачивайте на 60% больше счетов.
- Пользуйтесь архивной службой в 5 раз реже.
- Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 2 раза.
Просмотр и печать
В большинстве современных систем электронного документооборота для просмотра и печати документов используются сторонние приложения, модули и программы. Это может увеличивать стоимость владения системой, усложнить просмотр и печать из-за того, что какой-то формат файлов не поддерживается, фрагментировать информационную инфраструктуру компании, что затрудняет ее техническую поддержку.
Работая в Е1, пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

Возможности использования
- Поддержка наиболее распространенных форматов файлов (*.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.ppts, *.jpg, *.gif, *.tif, *.pdf, *.bmp, *.pdf/a и многих других).
- Почувствуйте высокую скорость обработки задания на печать.
- Используйте предварительный просмотр документов с помощью встроенного viewer-a.
Преимущества для Вашего бизнеса
- Не тратьте деньги на приобретение стороннего ПО.
- Забудьте о проблемах некорректного отображения документов при печати.
- Повысьте эффективность обслуживания ИТ-инфраструктуры организации.
- Быстрее готовьте документы для налоговых и аудиторских проверок.