Управление документами (DMS)

Возможности использования

Е1 позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или с помощью Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.

В некоторых компаниях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Преимущества для Вашего бизнеса

• Забудьте о потерянных документах.
• Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз.
• Создайте для сотрудников единое информационное пространство.
• Отслеживайте ход исполнения поручений.
• Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в Вашей компании правилами.
• Сократите время на регистрацию документов.
• Регистрируйте бумажные и электронные документы в соответствии с требованиями ГСДОУ.
• Поддерживайте номенклатуры дел и индивидуальную настройку папочной структуры документов.
• Поддерживайте маршруты движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки).
• Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата).
• Используйте развитые возможности поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска).
• Сохраняйте истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов).
• Поддерживайте смешанный документооборот (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов).
• Обеспечивайте информационную безопасность (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
• Автоматическая генерация номера и даты документа.
• Используйте словари, справочники и классификаторы при заполнении РКК.
• Контролируйте заполнение полей РКК в автоматическом режиме.
• Проверяйте новые документы на дублирование по заданным реквизитам РКК автоматически.
• Работайте с проектами документов.
• Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (автопроцессинг и автоимпорт).
• Используйте инструменты для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов).
• Создавайте собственные удобные формы документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

Возможности использования

• Интегрируйте технологии делопроизводства в единый процесс.
• Ликвидируйте бумажный поток, автоматизируйте рутинные операции.
• Автоматизируйте процесс прохождения документов внутри предприятия и за его пределами.
• Сформируйте алгоритмы прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов) без программирования.
• Осуществите документационную поддержку бизнес-процессов.
• Планируйте и управляйте ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов.
• Автоматизируйте административно-управленческие функции (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнения).
• Организуйте и контролируйте деятельность персонала, учет и планирование рабочего времени.
• Обеспечьте оперативный обмен официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия.
• Формируйте и накапливайте базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
• Интеграция с МЭДО, поддержка усиленной ЭП для работы с государственными органами.

Преимущества для Вашего бизнеса

• Сократите количество потерянных документов на 95%.
• Автоматизируйте прохождение документа по отделам организации.
• Повысьте эффективность планирования и управления ресурсами.
• Используйте в 5 раз меньше бумаги.
• Учитывайте рабочее время и контролируйте исполнение поручений более эффективно.
• Используйте единую систему обмена сообщениями внутри организации.

Возможности использования

• Сократите время подготовки договоров в 3-4 раза.
• Согласуйте договоры внутри организации в 4-6 раз быстрее.
• Увеличьте количество согласованных в срок договоров более чем на 50%.
• Забудьте о нежелательных инцидентах (штрафах, спорах) в ходе договорной работы.
• Контролируйте ход исполнения договора с помощью планировщика задач по договору.
• Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
• Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
• Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
• Работайте с первичными бухгалтерскими документами в Е1.
• Автоматизируйте процессы согласования оплат.
• Создавайте различные маршруты согласования для различных типов счетов.
• Интегрируйте Е1 с 1С: Предприятие 8.0, 8.2.
• Интегрируйте справочники контрагентов для 1С.
• Вызывайте документы, зарегистрированные в Е1 непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
• Используйте открытый API для интеграции с учетными системами.

Преимущества для Вашего бизнеса

• Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
• Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
• Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
• Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов.
• Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием тонкого клиента, даже находясь вне офиса.
• Сократите время сбора первичных бухгалтерских документов в 2 ― 3 раза.
• Ищите копии закрывающих документов в 4 ― 6 раз быстрее.
• Готовьте выборку первичных документов в 10 раз быстрее.
• Ускорьте процесс согласования счетов на оплату в 2 ― 3 раза.
• Своевременно оплачивайте на 60% больше счетов.
• Пользуйтесь архивной службой в 5 раз реже.
• Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 2 раза.

Возможности использования

• Поддержка наиболее распространенных форматов файлов (*.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.ppts, *.jpg, *.gif, *.tif, *.pdf, *.bmp, *.pdf/a и многих других).
• Почувствуйте высокую скорость обработки задания на печать.
• Используйте предварительный просмотр документов с помощью встроенного viewer-a.

Преимущества для Вашего бизнеса

• Не тратьте деньги на приобретение стороннего ПО.
• Забудьте о проблемах некорректного отображения документов при печати.
• Повысьте эффективность обслуживания ИТ-инфраструктуры организации.
• Быстрее готовьте документы для налоговых и аудиторских проверок.