Ввод и регистрация документов в системе электронного документооборота Е1 Евфрат»

Компания «Когнитивные технологии» предлагает внедрить в ваш бизнес-процесс высоко надежную систему электронного документооборота «Е1 Евфрат», которая автоматизирует «бумажные» этапы, в том числе ввод и регистрацию входящих документов. Преимущества нашей программы уже оценили больше 500 тысяч пользователей.

Электронный ввод и регистрация документов: особенности процедур

Продуманная система ввода и регистрации входящих документов в СЭД «Е1 Евфрат» позволяет исключить рутинные операции и «человеческий фактор» в самом начале работы с важными бумагами. Для выполнения операций не требуется лишних приложений и переходов.

Мы предлагаем удобные механизмы ввода и регистрации документов в систему:

• Система ведет автоматический учет версий зарегистрированных документов на предприятии и сохраняет всю историю их изменений, даже если данные были удалены.
• Электронный ввод документов в базу данных осуществляется методом потокового сканирования, с поддержкой технологий штрих-кодирования.
• Возможна регистрация в системе электронного документооборота «Е1 Евфрат» изменений в документах из разных источников (MS Outlook, MS Word, MS Excel, Проводник, регистрация со сканера и т. д.).
• Использование авторегистрации проектов с учетом данных из электронной почты, файлов, расположенных в определенных папках, источников потокового ввода Cognitive Forms.
• Механизм Drag&Recog позволяет переносить и распознавать реквизиты с отсканированного изображения документа в поля РКК.
• Сохранение файлов в формате PDF с использованием специальной технологии интеллектуального сжатия Cognitive PDF/A.
• Автоматический импорт документов с диска и электронной почты.
• Автоматическая проверка на наличие копий при регистрации нового документа.
• Подготовка новых документов по готовым шаблонам.

Благодаря собственной разработке Cognitive Technologies — продвинутой системе OCR — распознавание текста возможно на 23 языках. А наличие средств автозаполнения для организации документооборота и регистрации документов, позволит сэкономить время и сделать работу с программой более комфортной.

Работа с файлами

К каждому документу можно присоединить любое количество файлов разных форматов. Система электронного документооборота и регистрации входящих документов «E1 Evfrat» обеспечивает прикрепление файлов, как при создании новых документов, так и при их редактировании.

Возможность редактирования файлов — это одна из особенностей работы с документами в СЭД «Е1 Евфрат». При этом сохраняется старая версия (если данная функция не отключена). Название, описание и содержание файлов (форматов doc, rtf, pdf, xls, txt, htm, html, docx, xlsx) индексируются в базе данных, что упрощает поиск нужного документа.

Манипуляции с прикрепленными файлами:

• Просмотр их версий
• Изменение содержания (в соответствии с настройками прав доступа)
• Сохранение на компьютер или внешнее устройство
• Создание и оценка подлинности электронной подписи
• Фиксация новых и удаление старых версий
• Поиск документов по информации
• Выполнение печати
• Отправка файлов почтой

Стоимость программы, включающей все необходимые электронные механизмы для ввода и регистрации документов в СЭД «Е1 Евфрат», зависит от выбранного тарифа. Подробности уточняйте по телефону: +7 (495) 956-90-06.